Politique de confidentialité

Partie I : Politique de protection de la vie privée

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est entrée en vigueur le 1er janvier 2004. Bien que PPI soit un employeur assujetti à la réglementation provinciale, l’organisation applique les lignes directrices de la LPRPDE pour encadrer la collecte et l’utilisation des renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements personnels est le chef de la direction de PPI.

Engagement fondamental

PPI s’engage à protéger la vie privée ainsi que la confidentialité, la sécurité et l’exactitude des renseignements personnels que nous avons recueillis, et ne communiquera aux autres assureurs que les renseignements nécessaires aux fins d’admissibilité et de règlement des demandes.

Consentement et utilisation

PPI recueille les renseignements personnels au moyen de formulaires de consentement qui énoncent les fins de la collecte. Ces formulaires contiennent une clause de consentement autorisant l’utilisation à des fins de recherche et à d’autres fins non divulguées.

Collecte des renseignements

PPI recueille un nombre limité de renseignements personnels afin de fournir ses produits et services de façon continue et de satisfaire aux exigences réglementaires.

Divulgation

• Les clients peuvent demander par écrit l’ensemble des renseignements consignés à leur dossier
• Les personnes peuvent contester les renseignements et en demander la modification
• PPI se réserve le droit d’exiger des justificatifs
• Des renseignements peuvent être retenus si leur divulgation contrevenait à la LPRPDE
• Les personnes peuvent demander que l’on cesse d’utiliser leurs renseignements et qu’on les détruise

Conservation des renseignements personnels

PPI conserve les dossiers pendant 25 ans, à moins que les clients n’en demandent la destruction. Les renseignements sont détruits de façon sécuritaire, quel que soit leur format.

Partie II : Politique de confidentialité

Obligations des employés et des contractuels

Tous les renseignements de PPI sont la propriété de l’entreprise. Le personnel ne peut utiliser les renseignements qu’à des fins professionnelles. Aucun renseignement ne peut être sorti des bureaux sans l’approbation du chef de la direction. Tous les employés et contractuels doivent signer cette entente.

Conséquences d’un manquement

Tout manquement à l’entente de confidentialité constitue un acte grave pouvant entraîner la fin de la relation et/ou des poursuites.

Directives de transmission

Les renseignements ne peuvent quitter les locaux ni être transmis par voie électronique sans le consentement du client. Les transmissions permises comprennent :

• Au client, par le courriel ou le télécopieur qu’il a fournis
• Au professionnel de la santé du client, aux coordonnées fournies
• À d’autres personnes, selon les directives écrites du client

Les transmissions doivent se faire par des moyens sécurisés (télécopieur privé, courriel protégé) et porter la mention « Confidentiel » lorsqu’elles sont postées ou télécopiées.

Mesures de sécurité

• Système de sécurité complet de l’immeuble
• Cartes d’accès des employés (restrictions en dehors des heures de bureau)
• Bureaux verrouillables (Administration et Comptabilité désignés « sécurisés »)
• Les bureaux sécurisés doivent demeurer verrouillés lorsqu’ils sont inoccupés
• Responsabilité à l’égard des clés exigée

Exigences relatives aux mots de passe

• Changement obligatoire à l’embauche
• Minimum de 8 caractères, dont au moins un chiffre et une majuscule
• Changement toutes les 12 semaines (minimum 6 mois)
• Ne jamais partager les mots de passe