PARTIE I:
Politique de confidentialité
La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est entrée en vigueur le 1er janvier 2004. Bien qu'en tant qu'employeur sous réglementation provinciale, nos interactions avec nos employés et nos sous-traitants ne soient pas régies par la LPRPDE, nous utilisons ses lignes directrices pour sécuriser la collecte et l'utilisation de vos renseignements personnels par Personalized Prescribing Inc. (PPI). Le responsable de la protection de la vie privée de PPI est le PDG de PPI.
En réponse à la loi, PPI a élaboré une politique de confidentialité afin de s'y conformer. Voici notre politique de confidentialité :
PPI se conformera aux dispositions et aux principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
PPI s'engage à protéger la confidentialité, la sécurité et l'exactitude des renseignements personnels que nous avons recueillis et que nous recueillerons auprès de vous. Nous ne divulguerons aux autres assureurs que les renseignements personnels nécessaires pour faciliter l'admissibilité aux prestations et le traitement des demandes d'indemnisation.
Consentement et utilisation :
PPI recueille les renseignements personnels de ses clients et patients au moyen de formulaires de consentement et autres. Ces formulaires contiennent une déclaration sur la finalité de la collecte des renseignements personnels. Ils contiennent également le consentement à l'utilisation des renseignements recueillis à des fins de recherche et à d'autres fins non autorisées.
Collecte d'informations:
PPI recueille des informations personnelles limitées auprès des clients et des patients dans le but spécifique de traiter nos tests et conseils en pharmacogénomique, notamment pour :
- Fournir les produits et services continus offerts par PPI.
- Et sinon pour répondre aux exigences réglementaires.
Divulgation
PPI communiquera à chaque client, sur demande écrite, toutes les informations dont il dispose le concernant. Ce dernier peut contester et modifier les informations dont il dispose. PPI se réserve le droit de demander des justificatifs pour tout ou partie des informations personnelles fournies par un client.
PPI se réserve le droit de retenir ou de refuser de fournir des renseignements à toute partie, à l’exception de la personne dont les renseignements sont demandés, si nous estimons que la divulgation pourrait enfreindre la LPRPDE.
Toute personne sur laquelle nous détenons des informations peut nous demander par écrit de cesser d'utiliser ces informations et de les détruire. Cette personne assumera l'entière responsabilité des conséquences de sa demande.
PPI se tiendra au courant de la législation et des développements en matière de confidentialité et modifiera nos politiques en conséquence.
Avis réputés
Ce document constitue notre notification de notre Politique de confidentialité. Nous la mettrons en œuvre dans la mesure où elle vous concerne. Veuillez nous informer immédiatement de toute objection à une disposition de notre Politique de confidentialité.
Politique de conservation des informations personnelles
PPI conservera et archivera les informations personnelles collectées dans le cadre de ses services pendant une période de 25 ans, sauf si le client demande leur destruction. PPI détruira les informations, tant électroniques que papier, de manière à garantir qu'elles ne puissent être utilisées par des tiers sous quelque forme que ce soit.
PARTIE II:
Politique de confidentialité
La Politique de confidentialité définit l'engagement de PPI à respecter et à protéger les données collectées auprès de ses clients. Elle définit également l'engagement de confidentialité que PPI exige de ses employés et sous-traitants. Toutes les informations de PPI sont sa propriété ; les employés et sous-traitants peuvent les utiliser strictement dans le cadre de leur travail chez PPI et ne peuvent les utiliser à d'autres fins.
Les employés et prestataires de PPI ne peuvent retirer aucune information du bureau sans l'autorisation expresse du PDG. Tous les employés et prestataires sont tenus de signer cet accord et de le respecter. Ils doivent être pleinement conscients que la violation de l'accord de confidentialité constitue un acte grave pouvant entraîner la rupture des relations et/ou des poursuites judiciaires.
Les entrepreneurs externes doivent signer un accord de confidentialité/non-divulgation avant d’avoir accès à toute partie du système PPI.
Transmission d'informations
Les informations ne peuvent être retirées des locaux de PPI et ne peuvent être transmises, par voie électronique ou par tout autre moyen, à des personnes extérieures à PPI, sauf autorisation expresse du client dans le formulaire de consentement. Toute transmission hors de PPI doit être effectuée uniquement aux personnes suivantes :
- Au client à un email ou un fax fourni par le client.
- Au professionnel de la santé du client par courriel ou par fax fourni par le client.
- À toute autre personne selon les instructions écrites du client.
Les informations transmises doivent être transmises par un moyen sécurisé, comme un fax privé ou un courriel protégé. Si elles sont transmises par courrier ou par fax, elles doivent être clairement identifiées comme « Confidentialité ».
Destruction et déchiquetage
Tous les documents papier devenus inutiles doivent être déposés dans un bac de déchiquetage pour être détruits par nos prestataires externes. Les documents ne contenant pas d'informations privées ou confidentielles peuvent être déposés dans l'un des bacs de recyclage bleus.
Politique de sécurité
PPI s'engage à garantir la sécurité de ses locaux et de son environnement de travail. Les bureaux sont protégés par un système de sécurité complet, intégré à la sécurité du bâtiment. Chaque employé/prestataire reçoit une carte d'accès lui permettant d'accéder aux bureaux et au bâtiment, en heures ouvrables et en dehors des heures de bureau. En dehors de ces heures, seuls les employés/prestataires du 5e étage peuvent accéder au 5e étage.
Tous les bureaux de PPI sont verrouillables, permettant à chaque occupant de sécuriser son contenu. Deux bureaux sont considérés comme « sécurisés » : le bureau administratif et le bureau comptable. Les bureaux sécurisés doivent être verrouillés en permanence, quelle que soit la durée de l'absence.
Les employés/contractants doivent signer la réception de leur clé de bureau et ne doivent en aucun cas la donner à d'autres employés/contractants. Ils doivent la garder précieusement en permanence. En cas d'oubli ou de perte d'une clé, ils doivent s'adresser au PDG ou à un représentant autorisé de l'entreprise pour obtenir l'accès à leur bureau et une nouvelle clé si nécessaire.
Les mots de passe
Chaque employé reçoit un identifiant et un mot de passe dès son arrivée dans l'entreprise. Les employés et les prestataires sont tenus de modifier immédiatement leur mot de passe pour un mot de passe qu'ils sont seuls à connaître. Ils ne doivent jamais communiquer leur mot de passe à d'autres employés, prestataires ou personnes.
Le mot de passe doit comporter au moins huit caractères et contenir au moins un chiffre et une majuscule. Les employés et les prestataires doivent modifier leur mot de passe régulièrement (recommandé toutes les 12 semaines), mais au moins une fois tous les 6 mois.
Le responsable administratif et des systèmes ne peut divulguer les mots de passe principaux à aucune partie, sauf si le directeur général a approuvé une telle divulgation par écrit.
